Reduza Encargos Trabalhistas em sua Empresa com estas Dicas!

Reduzir custos trabalhistas, será que é possível?

Diante a enorme carga tributária do país e a ausência de incentivos governamentais, manter uma empresa aberta se tornou um desafio, do qual só os mais fortes sobrevivem.

Tendo em vista os altos custos de um empregado com carteira assinada em uma empresa, resolvi compartilhar algumas soluções para reduzir os custos com encargos trabalhistas.

Conheça as alternativas e entenda o que o seu estabelecimento pode fazer:

1. Você sabe quanto custa a sua mão de obra?
   
   
2. Encargos sociais? o que é isso?
   
   
3. Alerta vermelho para as folhas de pagamento!
   
   
4. Fuja das demissões: monte um bom time para evitar despesas
   
   
5. Economia com horas extras? É pra já!
   
   
6. Escolha o contrato ideal e economize mais
   
   
7. Organize seu time que está em campo
   
   
8. Já pensou em utilizar inovações tecnológicas?
   
   
   
   

Você sabe quanto custa sua mão de obra?

Pode ser um questionamento óbvio. Contudo, muitos empresários não sabem quanto do lucro obtido deve ser destinado ao pagamento de mão de obra.

O primeiro passo para reduzir custos trabalhistas é saber o orçamento de pessoal, ou seja, controlar de forma eficiente quanto a sua empresa planeja gastar com salários, encargos e benefícios.

Por meio de um simples cálculo, você deve prever os custos de seus empregados para entender o montante gasto com mão de obra.

Como a mão de obra é um custo fixo, você deve somar todos os salários de seus empregados e verificar a porcentagem comprometida com estas despesas.

Saber quanto você gasta com seus funcionários é uma dica que serve para adotar como modelo ideal dentro do seu negócio.

Portanto, faça uma análise. Se as suas despesas com mão de obra estiverem muito altas, você deve, imediatamente, efetuar mudanças em seu negócio.

Encargos sociais: o que é isso?

Para onde seu dinheiro vai? Você sabe quais são os encargos sociais que estão sendo pagos?

Além da remuneração do empregado, é importante entender quais encargos sociais fazem parte das despesas do seu negócio.

Logo abaixo, vou te mostrar alguns encargos os quais você deve ficar atento, devido ao alto índice de erro no momento do recolhimento.

1) Recolhimento do FGTS

Como você já deve saber, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do salário do empregado, portanto, é obrigação da empresa realizar o recolhimento.

Por alguns erros de cálculos, é comum o pagamento equivocado do FGTS.

Ao verificar o recolhimento do FGTS, o primeiro passo é saber se a arrecadação de 8% sobre a remuneração bruta do empregado está sendo realizada corretamente.

Não se esqueça: as gorjetas, comissões e gratificações legais também são considerados como remuneração do seu funcionário.

Além disso, é muito comum que nas rescisões o FGTS seja pago com valores a maior.

Se atente aos tipos de demissões: se o empregado foi demitido sem justa causa, a empresa deve pagar multa no valor de 40% do saldo do FGTS. No caso das demissões em que há acordo entre as partes, a multa é de 20% sobre o saldo do FGTS.

2) INSS Patronal

Se a sua empresa faz parte da tributação do Simples Nacional, o INSS é recolhido por meio do pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), para as empresas que se enquadrem nos anexos I, II, III e V.

Para aquelas empresas que se encaixam no anexo IV, o recolhimento é realizado por meio da Contribuição Previdenciária Patronal (CPP).

Agora, se a sua empresa fizer parte da tributação do Lucro Presumido, você deve se atentar para o pagamento das contribuições do INSS patronal.

É recomendável analisar e conferir a base de cálculo sobre as verbas que são incidentes para cálculo do INSS, que valem para o salário contribuição.

Apenas as verbas de natureza remuneratória das folhas de salário compõem a base de cálculo da contribuição previdenciária patronal.

Já as verbas de natureza indenizatória, não integram a base de cálculo.

Alerta vermelho para as folhas de pagamento!

As folhas de pagamento podem ser um indicador de falha e são capazes de esclarecer se está ocorrendo algum problema interno na sua empresa.

Ao examinar a folha de pagamento, você deve se atentar para contas equivocadas, cálculos que podem resultar em pagamento a maior ou menor, no tocante a:

• Adicionais de insalubridade, quando o empregado não possui o direito ao percebimento;
  
  
• Faltas injustificadas pelo empregado não descontadas em folha;
  
  
• Descanso semanal remunerado não descontado, quando houve falta injustificada;
  
  
• Horas extras pagas e não realizadas;
  
  
• Erro no cálculo das horas extras;
  
  
• Adicionais noturnos pagos e não efetuados;
  
  
• Erro no cálculo do adicional noturno;
  
  
• Prejuízos ocasionados por empregados não descontados;
  
  
  

A única forma de verificar se há algum erro, é analisar os procedimentos internos e calcular folha por folha, a fim de confirmar se o pagamento está sendo realizado corretamente.

Fuja das demissões: monte um bom time para evitar despesas

Lidar com funcionários é trabalhoso e, às vezes, cansativo.

Mas o pior disso tudo, é ter que arcar com verbas rescisórias, por não ter escolhido corretamente seus empregados.

Uma rescisão de contrato possui despesas altíssimas. Você não quer ficar pagando saldo de salário, férias vencidas e proporcionais, com adicional de 1/3, 13º proporcional, além da multas de 40% do FGTS, todos os meses, não é mesmo?

Não precisa ser sempre assim. Com planejamento e organização, você pode (e deve) evitar grandes custos com rescisões trabalhistas.

Vou te apresentar duas soluções para sua recorrente troca de funcionários da equipe:

1) Planeje o seu quadro pessoal: evite contratar mais funcionários do que realmente precisa

O primeiro passo é entender quantos funcionários são necessários para sua empresa funcionar corretamente. Aqui, você deve pensar nos horários e dias que sua empresa tem mais movimento – uma escala de trabalho pode te ajudar nessa organização.

Você também deve considerar folgas, feriados e, ainda, que seus empregados podem adoecer. Já nos momentos em que a sua empresa possuir mais movimento, repense se não seria interessante contratar um novo funcionário.

Avalie outras formas de contratações: a CLT oferece diferentes tipos de contrato, como é o caso do empregado intermitente, onde o salário é devido pela hora trabalhada, o que pode te ajudar a reduzir os seus custos com mão de obra.

2) Saiba escolher quem vai trabalhar para você

Nem sempre a indicação de amigos ou escolher quem mora mais próximo da sua empresa, pode ser o melhor critério para a escolha de um funcionário.

Seja qual for o tamanho da sua empresa, não importa o cargo, você sempre deve realizar entrevistas!

Nas entrevistas, você deve identificar pessoas de talento e que realmente queiram trabalhar no seu estabelecimento.

Por vezes, é muito melhor contratar pessoas sem experiência. Por não ter prática na vaga disponibilizada, esse novo empregado possivelmente vai se dedicar mais ao serviço.

O caráter deve vir em primeiro lugar. As experiências e qualificações devem vir em seguida. Além disso, é importante que sua empresa busque por pessoas qualificadas e produtivas.

Ao implementar entrevistas em seu negócio, você vai observar uma efetiva melhora na qualidade dos candidatos e uma incrível redução no número de demissões.

Economia com horas extras? É pra já!

As horas extras, muitas vezes, costumam ser comuns em comércios, devido ao grande movimento desses estabelecimentos.

O banco de horas é a forma mais simples e rápida de economizar as despesas com horas extras.

Para que você compreenda melhor, o banco de horas funciona como uma espécie de armazenamento de horas extras.

Quando seu empregado trabalhar além da jornada, em vez de receber um valor a mais pelas horas extras trabalhadas, o funcionário acumula as horas dentro de um “banco”.

Ou seja, através do banco de horas, sua empresa pode substituir o pagamento das horas extras, por concessões de horas ou dias de folgas ao funcionário.

Para implementar um banco de horas, você pode efetuar acordo individual por escrito com seu empregado. Ainda, a compensação de horas extras deve ocorrer em até 6 meses. Se for realizado acordo ou estiver estabelecido em convenção coletiva, a compensação pode ser estendida para 12 meses.

Além de evitar o pagamento das horas extras, com a utilização do banco de horas você pode administrar a distribuição da mão de obra, ampliando o trabalho nos períodos que possuir mais movimento e compensando as horas em períodos de menor atividade.

Escolha o contrato ideal de acordo com o seu negócio

Contratar empregados que trabalhem em período integral nem sempre pode ser uma boa escolha para o seu negócio.

Se a sua empresa não apresenta uma demanda contínua de serviço, se em certos momentos do dia seus empregados ficam sem ter o que fazer, você certamente deve repensar a forma de contratação.

É possível escolher modalidades de contratações que sejam viáveis à sua empresa. O que pode significar economia com custos trabalhistas.

A CLT disponibiliza diferentes formas de contratos. Vou te mostrar duas opções diferentes de contratação, que podem reduzir consideravelmente suas despesas:

1) Contrate empregados em regime de tempo parcial

Essencial para quem quer ter empregados em jornada reduzida (e pagar menos por isso), a contratação por regime de tempo parcial permite que a empresa contrate um funcionário para efetuar 26 horas semanais ou 30 horas semanais de trabalho.

• Remuneração
  
  

A remuneração do funcionário em regime de tempo parcial é proporcional ao salário hora de outros profissionais da sua empresa, que trabalhem em tempo integral.

Por exemplo: se você tem um auxiliar de cozinha, contratado para trabalhar período integral, e ele recebe o salário hora de R$ 6,50, o empregado contratado para exercer a mesma função, em regime parcial, também deverá receber o mesmo salário hora de R$ 6,50.

Se a contratação do empregado por regime parcial é para uma nova função, você pode pagar o valor da hora do piso salarial estabelecido em convenção coletiva ou se não houver previsão em convenção, você pode pagar sobre o valor da hora referente ao salário mínimo.

• Jornada de trabalho
  
  

O funcionário contratado para realizar 30 horas semanais, não poderá prestar horas extras.

Já o funcionário que for contratado para trabalhar 26 horas semanais, será capaz de cumprir horas extras, sendo que a sua jornada não pode exceder 30 horas semanais.

Quando se tratar das horas extras, sua empresa também pode valer-se da compensação. Isso quer dizer que o seu empregado pode compensar essas horas na semana seguinte. Assim, você evita o pagamento de horas extras.

• Posso mudar o regime de contratação dos atuais empregados, mudando para regime de tempo parcial?
  
  

Para adotar o regime parcial para os atuais empregados da sua empresa, você precisa: a) que o seu empregado manifeste vontade de trocar o regime; b) negociação coletiva para validar o ato.

2) Contrate empregados intermitentes

Já pensou em contratar um empregado para trabalhar nas horas de mais movimento? Pagar por diárias ou por horas trabalhadas?

O contrato de trabalho intermitente permite isso tudo. Essa modalidade de contratação possui um baixo custo e tem sido bem aceita entre os empresários.

Como eu falei anteriormente, o empregado intermitente costuma ser muito utilizado para os dias ou horários de “pico” em seu negócio.

O contrato intermitente possui algumas particularidades:

• Remuneração
  
  

O salário do empregado intermitente é calculado pela valor/hora trabalhada.

Na mesma forma que ocorre no contrato em regime parcial, o empregado intermitente não deve receber menos do que o salário hora que um empregado que já tenha uma função definida em sua empresa.

Caso seja uma nova função dentro da sua empresa, o empregado intermitente deve receber o salário piso estabelecido em convenção ou, não menos que o salário hora estabelecido no salário mínimo.

Ao final de cada serviço prestado, a sua empresa deve pagar ao empregado intermitente: 1) remuneração; 2) férias proporcionais com acréscimo de um terço; 3) décimo terceiro salário proporcional; 4) repouso semanal remunerado.

• Jornada de trabalho
  
  

Para caracterizar o contrato intermitente, você precisa saber que o seu empregado não irá trabalhar todos os dias em sua empresa. O contrato necessita de períodos de inatividade.

O período de inatividade não será remunerado. Ou seja, nas horas, dias, meses em que seu funcionário não trabalhou, você não vai ter despesas, tendo em vista que não houveram atividades.

• Posso mudar o regime de contratação dos atuais empregados, mudando para regime contrato intermitente?
  
  

Sim, sua empresa pode fazer essa alteração, desde que seja respeitado o tempo de 90 dias entre a demissão e a recontratação.

É importante que você fique ciente do risco: ao efetuar a alteração do regime de contratação, a Justiça do Trabalho pode entender como fraude, pois a alteração contratual pode acarretar a redução salarial do empregado.

Organize seu time que está em campo

Outro fato que pode te ajudar na redução de custos, é a utilização de escala de trabalho.

Como você já aprendeu que pode contratar empregados para trabalhar por hora ou por regime parcial de jornada, é importante organizar o horário da sua equipe.

A escala de trabalho serve para você planejar a quantidade ideal de empregados para a demanda que o seu estabelecimento possui, ou seja, evita mão de obra excedente.

Você vai entender que, definir os dias e horários que os seus funcionários irão cumprir a jornada de trabalho é uma organização essencial, principalmente se o seu restaurante funciona 7 dias por semana.

Antes de montar a escala, é preciso ter definido os dias de maior movimento em seu negócio. Você deve basear a criação do modelo em cima dos períodos de grande atividade.

Para te ajudar a estruturar uma escala de revezamento, sugiro que você monte uma planilha no Excel. Sua empresa deve observar:

• A jornada de trabalho do colaborador;
  
  
• Os intervalos entre os dias de trabalho, devendo ser respeitado o descanso de 11 horas;
  
  
• Estabelecer, no mínimo, 1 descanso no domingo;
  
  
• Os feriados municipais, estaduais e federais;
  
  
• Férias dos colaboradores.
  
  
  

Após a implementação da escala, você vai observar que a sua empresa vai ter uma melhoria na produtividade. Também vai enxergar que cada empregado vai ter o seu horário de trabalho bem definido, eliminando o tempo livre.

Já pensou em utilizar inovações tecnológicas?

Pode parecer um tema voltado apenas para grandes empresas, mas não é assim. As inovações tecnológicas podem ser grandes parceiras quando o assunto é contenção de gastos.

Um bom programa – ou software -, consegue se adaptar a diferentes formatos de negócio. Fazendo a escolha certa, pode ser um pequeno investimento que trará um retorno excelente para sua empresa.

Dentre os benefícios que as inovações tecnológicas podem te trazer, podemos citar as principais: redução de custos e melhoria na produtividade.

Veja as tecnologias mais utilizadas no mercado e que podem ser implementados no seu negócio:

1) Aplicativos que realizam rotas de entrega

A grande maioria das empresas, após o início da pandemia, resolveram adotar um sistema de delivery.

Antes, as entregas eram vistas como um complemento do salão. Contudo, com as restrições de horários de funcionamento, o delivery se tornou essencial para as empresas, se tornando, até mesmo, a fonte principal de lucro.

Para uma empresa utilizar um sistema de delivery, é preciso criar rotas de entregas e verificar a distância de cada cliente. A organização das rotas é um desafio e tanto.

Hoje, existem empresas que oferecem softwares, que criam rotas de entregas para seu delivery.

Esses aplicativos podem te ajudar na redução de custos com combustíveis, além de diminuir o tempo de entrega de seus produtos.

Com a redução do tempo de entrega, você também não precisa dispor de muitos entregadores, já que o aplicativo vai te auxiliar neste trabalho.

2) Atendimento online automatizado

Se você já tem um delivery, sabe o tempo que precisa desprender para efetuar atendimento ao cliente.

Ligações, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger… são várias formas de prestar atendimento. E , claro, você precisa ter uma pessoa responsável por atender os clientes, correto?

Existem softwares que compilam todos os meios de comunicação em um só, tornando mais fácil a sua comunicação com os clientes.

Ainda, muitas empresas vem adotando o atendimento automatizado, realizado por chatbots. Esses atendimentos ocorrem por mensagens automáticas, onde o seu cliente vai “conversar” com um robô.

Pode até parecer desnecessário, mas isso acaba economizando o tempo de seus funcionários.

Imagine o seguinte cenário: se o cliente deseja somente visualizar o cardápio, ou seja, nem pensa em realizar a compra; quanto tempo você desprende, somente para cumprimentar o cliente e verificar o que ele precisa?

Ao final do dia, os minutos economizados podem se tornar horas de trabalho de um funcionário.

Saber administrar com estratégia pode ser um fator determinante para reduzir custos.

3) Adotar equipamentos e máquinas com maior capacidade de produção

Outro fator importante, é apostar na automatização de serviços mais básicos.

Sabe aquela máquina de suco de laranja ou aquele forno elétrico que fazem todo o trabalho sozinho? Esses equipamentos tecnológicos também podem te fazer poupar mão de obra.

4) Cardápio digital – automatização no atendimento

Entendo que a situação atual pode ter feito você se desfazer de alguns funcionários que, antes, eram essenciais para o atendimento.

Muitos empresários tem colocado a mão na massa, chamando até familiares para poder ajudar em seu negócio e evitar o fechamento das portas.

Por vezes, a solução para o atendimento ideal em seu estabelecimento pode estar a um toque.

A utilização de tablets nas mesas, se tornou um atendimento comum em alguns restaurantes pequenos, quando não possuem condições de contratar mais funcionários para o desenvolvimento da sua empresa.

O cardápio digital torna o processo interno da sua empresa mais eficiente: você agiliza a operação, impulsiona as vendas, reduz custos com funcionários e materiais impressos.

5) Terminal de autoatendimento

Os terminais de autoatendimento funcionam de forma parecida com o cardápio digital e, geralmente, são utilizados por empresas de médio porte.

Neste caso, além do seu cliente ter acesso ao cardápio digital, ele também fará o pagamento ao terminal de atendimento.

Sua empresa economiza com o atendimento e os custos com o caixa.

No mundo todo, é grande a quantidade de estabelecimentos que utilizam os terminais de autoatendimento.

O atendimento tradicional foi substituído para você reduzir custos: a sua empresa terá tempo para se dedicar à operação, agilizando os procedimentos internos de seu negócio.

Resumo do Post

Nestes tempos de crise, é importante buscar alternativas jurídicas para superar os problemas financeiros que você pode estar enfrentando.

Como pode observar, você deve ficar atento para as despesas recorrentes em seu estabelecimento.

Eu tenho certeza que as soluções que te apresentei neste post vão te ajudar a reduzir encargos trabalhistas, atravessando estes tempos de dificuldade com um pouco mais de tranquilidade.